دو نکته مهم که می توانید فناوری را بهتر بیاموزید

1. از فناوری برای شکست دادن فناوری استفاده کنید

تلفن‌های همراه به اندازه‌ای راحت هستند که اغلب ناراحتی به همراه می‌آورند. هاروکی موراکامی

راه‌های بسیاری برای بهینه‌سازی سخت‌افزار شما وجود دارد تا به جای مانع شدن، کمک کنند. اکثر افراد می‌دانند که ویژگی‌هایی مانند حالت بی‌صدا یا مکث همه اعلان‌ها در تلفن، رایانه‌های رومیزی و لپ‌تاپ‌هایشان کجاست، اما می‌توانید با استفاده از افزونه‌ها و برنامه‌هایی مانند برنامه مسدودکننده برنامه و وب‌سایت Freedom یا StrictWorkflow، یک قدم فراتر بروید. به عنوان مثال، گردش کار 5 دقیقه‌ای: 25 دقیقه کار بدون حواس پرتی و سپس پنج دقیقه استراحت.

از این روش‌ها برای تعیین دوره‌های استراحت خود استفاده کنید و سپس دستگاه خود را از دسترسی به سایر برنامه‌های کاربردی غیرمرتبط تا زمانی که زمان استراحت شما فرا رسد، محدود کنید.

بر اساس آمارها، 75 درصد افراد می‌گویند که گوشی‌های هوشمندشان به آنها کمک می‌کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند. به طور مشابه، دستگاه‌های اپل با برنامه Self Control و افزونه Screen Time ارائه می‌شوند که به شما می‌گوید چقدر زمان صرف گوشی خود با استفاده از برنامه‌های مختلف می‌کنید، همچنین اگر فکر می‌کنید که زمان صفحه نمایش شما از کنترل خارج می‌شود، می‌توانید محدودیت‌هایی تعیین کنید.

اگر می‌خواهید سرعت تایپ خود را افزایش دهید، می‌توانید یک صفحه کلید را با دستگاه‌های صفحه لمسی مانند تبلت جفت کنید. این می‌تواند بهره‌وری شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.

به همین ترتیب، بسیاری از برنامه‌های اندروید از استفاده از صفحه نمایش تقسیم شده پشتیبانی می‌کنند، بنابراین می‌توانید یک سند را در کنار یک صفحه وب یا صفحه‌گسترده نگه دارید. این به این معنی است که شما مجبور نخواهید بود که در وسط جریان خود بین پنجره‌ها جابجا شوید.

2. در اسناد بیشتر کار کنید

“یک رایانه همان کاری را که شما به آن می گویید انجام می دهد، اما ممکن است با آنچه شما در ذهن داشتید متفاوت باشد.”

• جوزف وایزنبام

اگر شما از Office 365 استفاده می کنید، استفاده از اصطلاحنامه داخلی بسیار مفید است. برای جلوگیری از تکرار در زمان نوشتن محتوا (یا برای جلوگیری از پیچیده تر شدن آن)، با کلیک راست بر روی هر کلمه، “مترادف” را انتخاب کنید و مجموعه‌ای از جایگزین‌ها را دریافت خواهید کرد. همچنین می‌توانید اصطلاحنامه را درون سند خود باز کنید.

اگر از Google Workspace استفاده می کنید، یک ویژگی مفید، تایپ صوتی است که در Google Docs موجود است، اما بسیاری از افراد آن را نمی‌شناسند. به “ابزار” بروید و تایپ صوتی را فعال کنید یا Cmd/Ctrl + Shift + S را برای فعال کردن میانبر استفاده کنید. این ویژگی برای افرادی که با آهستگی تایپ می‌کنند یا به گفتار نوشته‌شده‌شان اعتماد بیشتری دارند، عالی است. همچنین با ضبط‌های صوتی هم کار می‌کند، بنابراین می‌توانید به راحتی مصاحبه‌ها، ویدیوها یا پادکست‌ها را با تلاش کمتری ترجمه کنید.

ویرایش بی‌درنگ و همکاری در اسناد، صفحات گسترده و تابلوهای اسلاید، بهترین مزیت‌های کارآمدی برای سازمان‌ها هنگام استفاده از G Suite است.

• (پژوهش فورستر)

همچنین، در Google Workplace، ابزار “کاوش” را در سمت راست پایین صفحه بررسی کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد بدون نیاز به ترک سند، درایو، وب و تصاویر خود را به سرعت جستجو کنید. این قابلیت می‌تواند برای جلوگیری از هدر رفتن وقت بسیار مفید باشد.

برای Sheets، بهترین راه برای افزایش بهره‌وری، استفاده از «پیشنهادات پاک‌سازی» و «ترمیم فضای خالی» در برگه ابزارها برای سریعترین مرتب‌سازی اسناد است.

صرف 10 دقیقه برای بررسی «افزونه‌های» پیشنهادی Google در بالای صفحه سندتان، برای یافتن چیزی مرتبط با کاری که انجام می‌دهید، بسیار مفید است.